Técnicas para aumentar a eficiência e a produtividade

Um desafio de gestores que trabalham com muitos funcionários em sua equipe é conseguir bater as metas exigidas por seus superiores, função essa que requer que o mesmo passe a procurar por técnicas para aumentar a eficiência e a produtividade.

Muitas são as empresas existentes que prometem fazer com que a equipe entregue uma alta produtividade sem deixar o conforto de lado, mas boa parte dessas empresas acabam não compreendendo as reais necessidades de cada equipe e utilizam um plano padrão com uma assertividade que não atinge a todos.

Pensando nisso, montamos um plano que pode te ajudar a alcançar o sucesso no gerenciamento de seus funcionários. Leia agora e implante o quanto antes!

Etapa 1: Estabelecer KPIs, métricas e funções.

As medidas de desempenho devem ser explicadas e claramente entendida por parte dos colaboradores para que os objetivos possam ser atingidos.

Ao elaborar uma métrica de desempenho, é imprescindível que ela esteja atrelada à valores financeiros, à qualidade e aos objetivos corporativos. O ideal é que estejam alinhadas do maior escalão para o menor nível.

Quando a organização implementa métricas de produtividade, elas precisam ser comunicadas e devem estar bem claras a todos os interessados para que os objetivos possam ser alcançados. Os scorecards, dashboards e Relatórios Gerenciais devem estar visíveis a todos os funcionários e devem ser divulgadas pelos vários meios de comunicação da empresa, tais como: painéis, e-mails, em reuniões, intranet etc. Isso é necessário para que haja visibilidade, comprometimento e engajamento dos mesmos por parte de toda a organização. 

Além das métricas, devem ser estabelecidas as responsabilidades de cada funcionário envolvido no processo para que as melhores práticas sejam adotadas.

Por exemplo:

Os técnicos de campo trabalham com GPS para otimizar seus deslocamentos e se auto gerenciam para atingir suas métricas de eficiência. Com base no scorecard de desempenho, os gerentes podem analisar as métricas e realizar planos de ação para melhoria de eficiência e produtividade quando houver perda no desempenho.

Os supervisores monitoram em tempo real o desempenho dos técnicos e se comunicam com os gerentes para submeter os problemas em tempo real e reorientar os técnicos de campo.

Os técnicos recebem treinamento constante para melhorar suas habilidades e aumentar sua produtividade e ainda compartilham as melhores práticas de mercado. O gerenciamento da capacidade de trabalho torna-se preciso e permite uma alocação flexível conforme à demanda.

Etapa 2: Melhorar a previsão e o planejamento da capacidade de trabalho

O gerenciamento da capacidade de trabalho torna-se preciso e permite uma alocação flexível conforme à demanda. Semanalmente é elaborado uma previsão de demanda, baseado em análises de indicadores históricos do comportamento da demanda, considerando sazonalidades, clima, fatores externos que podem afetar a o serviço  (ofertas de concorrentes, equipamentos, economia, política etc.)  

Dia menos 1: modelo da demanda semanal é utilizado e analisando com o dia anterior se houve falta de demanda ou demanda que não era esperada. Os Gaps são estudados e analisados. Podem ocorrer demandas fora do esperado como contratar mais horas extras ou otimizar a força de trabalho também.

Neste dia analisamos e simulamos ainda o que pode ser feito, adicionalmente para prevenção de riscos ou ameaças, com foco em garantir o melhor resultado possível.

No dia: deve-se executar o plano acordado do “dia menos 1” para considerar todas as intercorrências do dia anterior. O que não deu certo, e por que?

Quando o realizado foi completamente diferente do planejado, precisamos saber a causa dos desvios de forma sistêmica, e apreender com eles proativamente:

O foi feito, que não.

Etapa 3: Transição para o despacho dinâmico 

Com o despacho dinâmico, os supervisores podem trabalhar na alocação das tarefas de campo com a finalidade de melhorar a produtividade e o índice de satisfação do cliente. Estes supervisores trabalham proativamente para identificar Gaps e elaborar uma solução tática para os mesmos.

Os supervisores são responsáveis pela execução tática das tarefas de campo e pela eficiência da força de campo. Suas responsabilidades são imensas e o número de atribuições não  é pequeno. São elas:

Coaching de clientes

Os supervisores atuam proativamente em todos os Gaps para garantir a entrega dos serviços, aumentar a produtividade, reduzir o tempo ocioso e garantir a satisfação do cliente. Os supervisores escalam os problemas de desempenho para os gerentes, para que quando necessário, realizarem intervenções no processo e as entregas dos relatórios são diárias.

Gerenciamento do cronograma

A alocação de recursos permite que as organizações monitorem o desempenho e a progressão da tarefa de um técnico e ainda pode alocar várias tarefas para o mesmo técnico. A alocação de recursos deve ser gerenciada para capturar os benefícios, assim como não correr o risco do insucesso.

O despacho dinâmico traz economia, reduzindo de 30% a 40% no tempo de viagem do técnico. As metas de trabalho devem ser alcançáveis e adequada para que os técnicos possam atingir a produtividade. Os supervisores devem estar atentos e ser proativos ajudando os técnicos a tomar ações assertivas, corretivas e principalmente preventivas.

Dar assistência para o pessoal deficiente ou insuficiente.

Os supervisores têm outras atribuições, além do que supervisionar os técnicos. As funções de serviços devem ser bem definidas com pessoas focadas no tempo de atendimento médio.

Diagnosticar dados estatísticos incorretos

Se os supervisores recebem dados incorretos sobre a medição de tempo para realizar um trabalho, eles não terão informações sobre o tempo ocioso e não conseguirão colocar medidas de melhoria. Falhas no gerenciamento podem comprometer o ajuste dinâmico dos padrões e otimizar a capacidade de overbooking.

Etapa 4: Promover a melhoria contínua 

As empresas devem implementar um processo organizado com relação à melhoria contínua. O processo de melhoria contínua trabalha não só na prevenção como na redução de falhas nos negócios e equipamentos operacionais. Pode-se muito aprender com modelos padrões.

O processo de melhoria contínua traz muitos benefícios, assim os recursos devem ser focados em áreas críticas que necessitam de melhoria. Deve-se elaborar um trabalho minucioso identificando a causa raiz do problema, sistêmica e organizacionais. Desta forma de 70% a 80% das melhorias podem ser resolvidas.

É importante ter um banco de dados com problemas reincidentes. Deve-se identificar as falhas onde haverá um maior retorno econômico e onde se enxerga grandes oportunidades de melhoria.

Deve-se haver o correto entendimento da falha, encontrando a causa raiz para a eliminação do problema e documentar ações corretivas. A implementação destas ações corretivas necessita de acompanhamento de perto. E finalmente, é importante padronizar as ações corretivas, e principalmente pensar em ações preventivas de larga escala e de forma disruptiva sempre que possível.

Etapa 5. Construir uma cultura de gerenciamento de desempenho

Para melhorar a produtividade e reduzir desperdício, as organizações precisam implementar uma política organizacional de gerenciamento enxuto. Isto vem da criação de uma cultura através de treinamentos e mudança de comportamento, onde a melhoria contínua comporá 5 pilares.

Engajar

Todos os funcionários entendendo seu trabalho e a política da empresa, e estando totalmente voltados para atingir não só suas metas, mas as metas da empresas.

Entender

As melhores práticas fazem parte do dia a dia da organização, e estas são compartilhadas e todos trabalham focados na identificação de panes antes das mesmas ocorrerem e atingir os clientes.

Habilitar

A organização desenvolve seu pessoal para que ele possa superar as expectativas de desempenho. Os gerentes entendem que seu principal papel é liderar e desenvolver suas equipes. A empresa definiu um novo sistema operacional para os gerentes de equipe, que incluía as habilidades e ferramentas necessárias para alcançar a mudança e elevar o engajamento técnico. A introdução do novo sistema foi apoiada por treinamento intensivo para gerentes de equipe. 

Desenvolver

Os gerentes entendem claramente sua missão de liderar equipes. Disponibilizar um sistema operacional com ferramentas que promovam mudança e melhorem o comprometimento técnico, através de intensivo treinamento aos gerentes. 

Entregar

Os funcionários devem estar totalmente alinhados às necessidades dos clientes e de seus negócios. É importante manter o foco para que as tarefas e seus objetivos sejam atingidos. Como nosso produto e/ou serviço pode gerar valor e melhorar o desempenho de nosso cliente final?

Mais do que os funcionários, o gestor deve estar sempre aberto a mudanças

Para implementar as 5 etapas do processo é necessário investimento e gerenciamento para que as mudanças sejam positivas, onde a economia será realizada através de menor desperdício, menor custo da equipe, agilidade e proatividade na solução dos problemas, e elevação da satisfação do cliente.

Comentários adicionais são bem vindos, e se tiver dúvidas, não hesitem em nos contatar. Boa Sorte e muito sucesso!