Lições aprendidas na crise pelas empresas ágeis

Para muitas empresas, os primeiros efeitos mais visíveis da pandemia do COVID-19 criaram rapidamente um desafio para seus modelos operacionais e de negócios. Tudo ficou em questão, desde como e onde os funcionários trabalhavam até como se relacionavam com os clientes, para quais produtos eram mais competitivos e quais podiam ser rapidamente adaptados.

Para lidar com isso, muitos se voltaram para práticas comumente associadas a equipes ágeis, na esperança de se adaptar mais rapidamente às mudanças nas prioridades dos negócios

As organizações ágeis são projetadas para serem rápidas, resilientes e adaptáveis. Em teoria, as organizações que usam práticas ágeis devem ser perfeitamente adequadas para responder a choques como a pandemia do COVID-19. A compreensão das experiências de empresas ágeis, durante a crise fornece insights sobre quais elementos de seus modelos operacionais se mostraram mais úteis na prática.

Uma característica se destaca nas empresas que superaram seus pares: eram organizações ágeis maduras que haviam implementado as mudanças mais extensas nos processos de toda a empresa antes da pandemia

Nossos clientes enfatizam que as equipes ágeis continuam seu trabalho quase sem problemas após o choque, sem reveses substanciais na produtividade. Por outro lado, muitas equipes não ágeis lutam  para fazer a transição, priorizar seu trabalho e ser produtivas na nova configuração remota.

A priorização ocorre naturalmente nas empresas ágeis. Eles fazem isso incorporando a centralização no cliente em seus processos, atrasando e capacitando a organização e reunindo negócios e TI.

A maioria das organizações, ágeis ou não, testemunhou um ritmo mais rápido de tomada de decisão à medida que a pandemia do COVID-19 evoluíram. Sob imensa pressão para configurar uma infraestrutura operacional muito rapidamente para permitir que os funcionários trabalhem em casa, muitas organizações abandonaram os processos e a burocracia para obter resultados mais rápidos.

As prioridades tornaram-se mais claras e havia um foco nítido no que precisava ser feito a curto prazo, à medida que muitas organizações entraram no modo de sobrevivência. Mesmo considerando o avanço geral de muitas organizações, as organizações ágeis conseguiram superar o desempenho. 

As condições permitiram que as equipes se concentrassem ou reunissem as pessoas com as habilidades necessárias em torno de uma tarefa – para manter o trabalho seguindo o cronograma.  Estes eventos deram às equipes uma tomada de decisão mais rápida e eficaz, conforme as coisas mudavam. Algumas empresas aumentaram a frequência das reuniões online – dobrando a cadência das sessões de verificação de status, ou reduzindo pela metade a duração de seus sprints para lidar melhor com as mudanças nas prioridades.  

Isso garantiu uma melhor comunicação dentro da equipe e proporcionou interações sociais regulares. As ferramentas de colaboração remota ajudaram as equipes a continuar trabalhando juntas e acompanhar seu progresso de forma transparente, mesmo trabalhando remotamente.  As equipes ágeis se beneficiaram particularmente de sua natureza multifuncional e maneira de trabalhar. Eles tinham suas tarefas descritas de forma transparente nas ferramentas de rastreamento de problemas digitais e tinham experiência no uso de ferramentas digitais de colaboração remota.

Quando todos foram forçados a trabalhar remotamente, a coesão da equipe aumentou porque todos os membros da equipe estavam localizados. Por fim, entre as empresas ágeis mais bem-sucedidas, um sistema de rastreamento baseado em resultados, digital e automatizado lhes deu transparência diária em seu desempenho. Da mesma forma, as empresas que não implementaram um sistema de acompanhamento de desempenho em toda a empresa destacaram isso como uma oportunidade perdida.  

Para serem totalmente produtivas, as equipes ágeis devem ser multifuncionais, realmente capacitadas e aderir a reuniões ágeis. Da mesma forma, metas eficientes e a priorização de recursos exigiam rastreamento de desempenho baseado em resultados e total transparência. Acreditamos que as mudanças que algumas empresas já estão fazendo durante a pandemia podem ajudá-las a aprimorar suas práticas ágeis no futuro. Agora eles devem refletir sobre o que os ajudou e incorporar essas práticas de maneira sustentável no longo prazo.